سیستمسازی کلینیک روانشناسی با دکترلینک
شما مدیر یک کلینیک روانشناسی هستید؟ از شما یک سوال دارم، شما برای کسبوکارتان کار میکنید یا کسبوکارتان برای شما؟ به پاسخ این سوال خوب فکر کنید!
سوال بعدی من از شما این است، به نظر شما خدمات باکیفیت، کارمندانی با ثبات و کسب درآمد و سود بالا نتیجه حضور افراد در یک مجموعه است یا نتیجه سیستمسازی فرآیندها؟
واقعیت تلخی وجود دارد و آن اینکه متاسفانه بیشتر صاحبان کسبوکارها وقت خود را صرف درگیری با مسائلی میکنند که از سیستمهای پنهان و مدیریت نشده نشات گرفتهاند.
در طرف مقابل ارائه خدمات با کیفیت در کلینیک، داشتن کارمندانی با ثبات و کسب درآمد و سود بالا نتایج وجود یک سیستم با کیفیت هستند. این افراد نیستند که باعث خلق سیستمی با کیفیت میشوند، بلکه وجود یک سیستم با کیفیت است که چنین نتایجی را به وجود میآورد.
معمولا آنچه باعث زوال و مرگ یک کسبوکار میشود، آسیبهایی است که به واسطه ناکارآمدیها و بینظمیهای فراوان بر پیکر کسبوکار وارد شده است. این ناکارآمدیها و بینظمیها باعث میشوند، تلاشهای که باعث خلق نتایج مطلوب و با کیفیت شوند، نابود گردد.
پس یک کسبوکار و حتی زندگی ما نتیجه عملکرد سیستمهایی است که آن را تشکیل داده است.
یک مثال؛ یک فرد غمگین را تصور کنید که توانایی آن را ندارد که زندگی خود را تحت کنترل بگیرید، چرا؟ چون تمام وقت خود را صرف برطرف کردن مشکلاتی میکند که از سیستمهای مدیریت نشده نشات میگیرند. برای مثال این شخص سیستم مناسبی برای مدیریت هزینههای خود ندارد، در نتیجه همواره با مشکلاتی مانند بدهی یا بیپولی دست به گریبان است. در مقابل افراد خوشحال، کنترل زندگیشان در دست خود آنها است، چرا؟ چون در تمام جنبههای زندگی خود یک سیستم یا الگوی صحیح را پیادهسازی کردهاند.
پس آنچه در زندگی یا کسبوکار ما رخ میدهد، خواه این بازدهی مطلوب ما باشد یا نباشد، اتفاقات آن گونه پیش میآید که سیستمها بخواهند. در نتیجه باید سیستم کسبوکار خود را به گونهای بسازیم که بازدهی مطلوب ما را داشته باشند. اگر ما سیستم خود را به خوبی پایهریزی کرده باشیم، هرج و مرجی بوجود نمیآید که کسبوکار ما را از مسیر خود منحرف کند.
پس لازم است شما به عنوان مدیر یک کلینیک روانشناسی، سیستمسازی را در کلینیک خود پایهریزی کنید.
سیستمسازی کسبوکار چیست؟
سیستم، مجموعهای از عناصر هماهنگ، همسو و به هم پیوسته است که برای تحقق هدفی خاص با یکدیگر همکاری میکنند. در واقع سیستم و سیستمسازی مجموعهای از فرآیندها است که بدون نیاز به مداخله انسان، قابل اجرا بوده و همیشه در دسترس هستند.
بسیاری از کسبوکارها موفقیتشان را مدیون سیستمسازی هستند و شکست بسیاری از کسبوکارها هم به دلیل، فقدان سیستم مناسب در آن کسبوکار است.
به اختصار، زمانی که شما کسبوکار خود را سیستمسازی میکنید، به نوعی برای کسبوکار خود یک الگو ایجاد کردهاید. هدف این سیستمسازی، ایجاد بازدهی بیشتر و بالابردن کیفیت خدمات هم برای مشتریان و هم برای کارکنان است. در عین حال قادر خواهید بود اهداف خود را به سهولت مقیاسبندی کرده و یا مورد اصلاح قرار دهید.
سیستمسازی به کسبوکار کمک میکند تا با انجام کار هوشمندانه و کمتر به موفقیتهای بیشتری دست پیدا کند و مدیر و صاحب آن کسبوکار، درآمد بالاتری را تجربه کند. یکی از مزیتهای سیستمسازی در کسبوکارها این است که با سیستمی شدن رویهها و وظایف کوچک و بزرگ، ناخودآگاه اوقات فراغت بیشتری ایجاد شود. سیستمی کردن کارها و وظایف باعث میشود مدیران و کارکنان، درگیرهای ذهنی کمتری داشته باشند و به اصطلاح دچار خستگی تصمیمگیری نشوند و انرژی خود را صرف رشد و توسعه کسبوکار کنند.
سیستمسازی کلینیک روانشناسی
سیستمسازی کلینیک روانشناسی یک فرآیند استراتژیک است که به بهبود عملکرد و افزایش بهرهوری منابع کمک میکند. هدف اصلی سیستمسازی، تبدیل یک مجموعه به یک سیستم یکپارچه، منظم و مدیریتپذیر است. سیستمسازی در کلینیک روانشناسی شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی برخی از فرآیندها در کلینیک انجام میدهیم تا با کمترین میزان نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به خوبی پیش رود. سیستمسازی در کلینیک روانشناسی به مدیران کمک میکند وابستگی کسبوکار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند، تمامی کارها به خوبی پیش برود.
سیستمسازی کلینیک روانشناسی باعث رشد خودکار کسبوکار، حذف اشتباه و خطا در کار، افزایش کارایی کارمندان و ارائه خدمات بهتر به درمانجویان میشود و انحراف یا درجا زدن حذف خواهد شد.
وقتی سیستمسازی کلینیک روانشناسی پیادهسازی میشود، مدیر کلینیک زمان بیشتری را برای تمرکز بر جنبههای مهمتر فعالیتهای کلینیک مانند ارتباط با درمانجویان، بازاریابی و توسعه کسبوکار خود در اختیار دارد.
مراحل سیستمسازی کلینیک روانشناسی
سیستمسازی کلینیک روانشناسی شامل 5 مرحله اصلی است:
مرحله اول: پیدا کردن فعالیتهای تکراریست. در این مرحله شما باید:
- مشخص کنید که وظایف چند بار در طول روز، هفته، یا ماه تکرار میشوند.
- همه افرادی که در انجام یک فعالیت دخیل هستند را شناسایی کنید.
- مدت زمان هر کار را تعیین کنید.
- تعیین کنید آیا وظایف قابل واگذاری هستند یا خیر.
مرحله دوم: اولویتبندی و استاندارسازی فعالیتهایی است که در مرحله اول پیدا کردید. در این مرحله شما باید:
- افراد مسئول دقیق انجام فعالیتهای تعیین شده را مشخص کنید.
- اهمیت هر کدام از فعالیتها را شناسایی کنید.
- فعالیتها را با توجه به اهمیت و نقش آنها در حفظ سلامتی کسبوکار کلینیک اولویتبندی کنید.
همچنین رویههایی را ایجاد کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه فعالیتهای اساسی کلینیک بدون مشکل اجرا شوند.
مرحله سوم: فعالیتهای موردنظر خود را مستند کنید. دراین مرحله شما باید:
- تا آنجا که امکان دارد، جزئیات را ثبت کنید. این کار بسیار مهم است! سعی کنید فعالیتها را از منظر شخصی که برای اولین بار کار را انجام میدهد، ثبت و ضبط کنید. یک راهنمای گام به گام از فعالیت موردنظر بنویسید و در آن از تصاویر و ویدئوهای آموزشی استفاده کنید تا بیشترین مقدار وضوح را داشته باشند.
- از تمام منابع موجود و حتی الگوهای رایگان موجود در اینترنت برای نوشتن این فعالیتها استفاده کنید تا مقداری از زمان صرف شده برای نوشتن آنها کاسته شود.
- در صورت عدم دسترسی به زمان یا منابع، از کمک اشخاصی استفاده کنید که بیشترین تجربه را در فعالیتهای مذکور دارند. یکی از این اقدامات استفاده از سیستم مدیریت کلینیک دکترلینک است که تمامی فعالیتها و فرآیندهای کلینیک روانشناسی را به صورت یکپارچه در قالب یک نرمافزار تجمیع نموده است.
مرحله چهارم: فعالیتهای سیستمسازی شده را اجرا کنید. در این مرحله باید:
- رویههای عملیاتی استانداردسازی شده را به صورت آزمایشی اجرا کنید. یعنی فعالیتها را مطابق مراحلی که نوشتید انجام دهید تا ببینید آیا انجام وظایف آن آسان است یا خیر. ممکن است برخی از موارد نیازی به شفافسازی داشته باشند.
- از یکی از پرسنل بخواهید تا با استفاده از دستورالعمل شما برخی از وظائف را انجام دهد. اگر سوالات زیادی بپرسد، احتمالا نشانهی این است که جزئیات این فعالیتها به اندازه کافی کامل نیست و نیاز به توضیح بیشتری دارد.
- از رویههای عملیاتی استانداردسازی شده خود تا آنجا که میتوانید نگهداری کنید تا مطمئن شوید که هیچ اشتباهی در آینده رخ نمیدهد.
مرحله پنجم: اصلاح و بهینهسازی فعالیتهای استانداردسازی شده. در این مرحله باید:
- به ایجاد تغییرات در رویههای عملیاتی استانداردسازی شده خود برای بهبود فرآیندها، افزایش کارآیی و کارآیی در طول زمان ادامه دهید.
- کارکنان را تشویق کنید تا در مورد چگونگی بهبود فرآیندها، پیشنهاداتشان را ارائه کنند.
سیستمسازی کلینیک روانشناسی با سیستم دکترلینک
سیستمسازی کلینیک روانشناسی، را میتوان اولین قدم در اتوماسیونسازی کلینیک دانست. زمانی که فعالیتهای کلینیک شما یک روال منظم گرفت، شما خواهید توانست به راحتی روشهای عملیاتی استاندارد شده را تبدیل به یک نرمافزار کنید و سپس توسط این نرمافزار این فرآیندها را به گردش بیندازید. ما در سیستم مدیریت کلینیک مشاوره و روانشناسی دکترلینک تمام فعالیتهای یک کلینیک روانشناسی را پیشبینی کرده و درون یک نرمافزار پیادهسازی نمودهایم.
سیستم دکترلینک با فراهم کردن ابزارهای و ماژولهای کاربردی و قوی، میتواند به سیستمسازی فعالیتهای کلینیک شما کمک کند. این فعالیتها میتواند شامل هر نوع گردش کاری کلینیک شما باشد
کلام پایانی
سیستمسازی در کلینیک روانشناسی به این معناست که خود را در بهترین مسیر مدیریت کلینیک قرار دهید. سیستمسازی کسبوکار با استانداردسازی عملیاتهای درون کلینیک، باری را از دوش کارکنان برمیدارد و به مدیریت کلینیک امکان میدهد با حداقل تلاش، کلینیک خود را مدیریت کند.
سیستمسازی در کلینیک روانشناسی به شما و سایر پرسنل، دید دقیقی از نقش افراد و نحوه اجرای فعالیتهای کلینیکتان میدهد. و همین مسئله باعث کارآمدتر و موثرتر شدن کلینیک شما خواهد شد و به شما این فرصت را میدهد تا کلینیک خود را به سرعت توسعه دهید. یکی از ابزارهایی که میتواند به سیستمسازی کلینیک روانشناسی کمک کند، سیستم دکترلینک است، که به دقت تمام فرآیندها پیشبینی، استانداردسازی و اجرا شدهاند.
