تکنیک‌های مدیریت کلینیک روانشناسی

مقدمه

مدیریت کلینیک روانشناسی از چند جنبه قابل بررسی است. نخست باید به جذب درمانجو و حفظ آن توجه کنید. سپس منابع انسانی خود را مدیریت نمائید. فرآیندهای داخلی و شیوه برقراری ارتباط موثر با درمانجویان را اصلاح کنید. در نهایت با ایجاد یک تجربه محیطی دلچسب و غافلگیر کننده، درمانجویان را نسبت به کلینیک خود وفادار کنید.

در چنین شرایطی هم از تبلیغات دهان به دهان درمانجویان سود می‌برید و هم اینکه دیگر نگران تغییرات محیطی و فعالیت رقبا نخواهید بود. مهم نیست کلینیک همکار شما چه میزان تخفیف روی خدمات خود گذاشته است؛ وقتی درمانجو به شما اطمینان دارد، به این موارد توجهی نمی‌کند. رسیدن به این نقطه، راز مدیریت کلینیک روانشناسی به شیوه صحیح است. در این مقاله از دکترلینک به کاربردی‌ترین تکنیک‌های مدیریت کلینیک‌های روانشناسی می‌پردازیم.

چگونه کلینیک روانشناسی را مدیریت کنیم؟

بدون داشتن یک نگاه و دید مدیریتی، حتی نمی‌‌‌توان یک مطب کوچک را اداره کرد. برای مدیریت کلینیک روانشناسی، باید با اصول و دانش مدیریت آشنا باشید. لازمه این کار، برنامه‌ریزی‌های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت است. سپس باید برای اجرای برنامه‌ها و عملیاتی کردن تصمیمات، تلاش کنید.

تنها اینکه شما یک درمانگر موفق هستید و با مسائل روانشناسی آشنائی کافی دارید، برای مدیریت کلینیک روانشناسی کافی نیست. باید با دانش و تکنیک‌های دیگری نیز آشنا باشید، از جمله، منابع انسانی، قوانین و مصوبات دولتی، شناخت مخاطب هدف و روش‌های جذب درمانجو و در نهایت داشتن یک دید مناسب از فضاسازی و مدیریت فرآیندهای داخلی کلینیک روانشناسی.

در کنار تمامی دانش‌ها و تکنیک‌های موردنیاز کلینیک روانشناسی، این اصل را همیشه مدنظر داشته باشید:

 

 

شما همیشه به پشتوانه درمانجویانتان کار خواهید کرد، نه سرمایه خود یا امکانات کلینیک

این جمله یعنی، در تمامی فرآیندهای مدیریت کلینیک روانشناسی، درمانجو باید محور اصلی تمامی تصمیم‌گیری‌ها باشد. هر امکاناتی که برای کلینیک خریداری می‌کنید، هر نیروی جدیدی که استخدام می‌نمائید و هر خدمت یا روش درمانی که به کار می‌گیرید، در نهایت باید برای درمانجویان شما ارزشمند باشد.

حال پیش از اینکه به تکنیک‌های مدیریت کلینیک روانشناسی بپردازیم، مواردی را در بازاریابی روانشناسی فهرست کرده‌ایم که باید نسبت به آن‌ها اطلاعات کسب کنید و خود را توانمند سازید:

طرح و برنامه کسب‌وکار کلینیک خود را مشخص کنید: مهم نیست که کلینیک شما تازه تاسیس است و یا سال‌ها از راه‌اندازی آن گذشته است، باید بدانید که چه مسیری را باید طی کنید.

با قوانین و تکنیک‌های تجارت و مسائل مالی آشنا باشید: در غیر این صورت حتی اگر درمانگر مجربی باشید، ممکن است نتوانید از پس هزینه‌های کلینیک بربیائید.

مدیریت رفتار پرسنل و درمانگران و مدیریت منابع انسانی: همیشه یک بخش مهم از فرآیندهای روان درمانی، ارائه دهندگان آن هستند. این شما و پرسنل‌تان هستید که فرآیند درمان را به پیش می‌برید. بنابراین باید روی نحوه رفتار خود با درمانجویان که طرف دیگر فرآیند درمان هستند، مدیریت داشته باشید.

مدیریت داخلی کلینیک و خلق تجربه‌های ارزشمند: همواره به یاد داشته باشید که ایجاد تجربه‌های جذاب برای درمانجویان و تحت تاثیر قرار دادن آن‌ها، در جذب درمانجو و حفظ درمانجویان بسیار موثر و ضروری است.

تکنیک‌های مدیریت کلینیک روانشناسی از جنبه تبلیغات و جذب درمانجو

نخستین گام در مدیریت کلینیک روانشناسی، ایجاد یک ورودی قابل اعتماد و مستمر از درمانجویان فعلی یا جدید است. در غیر اینصورت، تمامی فرآیندهای داخلی یا بیرونی کلینیک، بدون پشتوانه خواهد ماند. برای این کار داشتن یک برنامه تبلیغاتی پیوسته، ضروری خواهد بود.

در این خصوص، حضور در شبکه‌های اجتماعی و فضای وب، به جذب بیشتر درمانجو و اعتمادسازی یا شهرت کلینیک شما کمک بسیاری خواهد کرد. به یاد داشته باشید تا زمانی که مخاطبان شما را نشناسند و به شما اعتماد نکنند، مراجع جدیدی به کلینیک شما نخواهد آمد. پس نمایش توانمندی‌ها و خدمات کلینیک روانشناسی، ویژگی‌های فردی روانشناسان و در نهایت نتایج جلسات روان‌درمانی، یک اقدام ضروری است.

تکنیک‌های مدیریت کلینیک روانشناسی از جنبه قیمت‌گذاری خدمات و جذب درمانجو

قیمت خدمات، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های ذهنی درمانجویان و روانشناسان است! چالشی که هر ساله در کشور ما وجود دارد، تغییر هزینه‌ها و بالا رفتن قیمت‌ها است. با این وجود باید در نظر داشته باشید که همیشه قیمت کمتر یا ارائه تخفیف برای جذب درمانجو کافی نیست. در فرآیند مدیریت کلینیک روانشناسی، همیشه قیمت‌گذاری بر اساس ارزش ذهنی خدمات است.

به بیان دیگر شما باید خدمات روان‌درمانی را به گونه‌ای ارائه دهید که برای درمانجویان ارزش بیشتری داشته باشد. یعنی درمانجو از نظر فکری نسبت به هزینه‌ای که پرداخت کرده، ارزش بیشتری دریافت کند و به زبان ساده، برای او بیارزد. در غیر این صورت هر چه قیمت خدمات را کمتر کنید، ممکن است خدمات روانشناسی از نظر درمانجو بی‌ارزش باشد.

پیشنهاد می‌شود: قیمت‌گذاری جلسات مشاوره روانشناسی

تکنیک‌های مدیریت کلینیک روانشناسی از جنبه منابع انسانی و رفتار با درمانجو

در مدیریت کلینیک روانشناسی، باید توجه داشته باشید که ارتباط موثر با درمانجو، نقش کلیدی در جذب، حفظ و وفادارسازی درمانجویان دارد. چگونگی رفتار حرفه‌ای پرسنل و درمانگران، داشتن فرهنگ سازمانی کارآمد، وجود فرآیندهای اطلاع‌رسانی و یادآوری، ارائه اطلاعات کافی، پیگیری درمانجویان و مواردی از این قبیل باید به خوبی مشخص و برنامه‌ریزی شود.

در این میان بهره‌گیری از نرم‌افزارهای مدیریت کلینیک روانشناسی مانند سیستم جامع دکترلینک می‌‌تواند به شما کمک کند تا فرآیندهای داخلی نظیر پذیرش، ثبت پرونده، پیگیری‌ها، اطلاع‌رسانی‌ها و غیره را به خوبی مدیریت کنید. همچنین بهره‌گیری از تکنیک‌های باشگاه مشتریان نیز به مدیریت درمانجویان و جذب بیشتر درمانجو، کمک خواهد کرد.

مدیریت منابع انسانی

پرسنل کلینیک روانشناسی، باید آموزش‌های لازم برای ایجاد ارتباط موثر با درمانجویان را فرا بگیرند. شرکت در دوره‌های مرتبط، برای یادیگیری تکنیک‌های ارتباط کلامی، روابط انسانی، روانشناسی درمانجویان، مدیریت شرایط بحرانی، جلب اعتماد درمانجویان و غیره برای کلینیک شما می‌تواند بسیار موثر باشد. در این میان نقش خود شما به عنوان مدیریت کلینیک، بسیار پررنگ خواهد بود.

اگر شخص شما برای مدیریت کلینیک روانشناسی به خوبی آموزش ندیده باشید، نمی‌توانید کل فرآیندهای داخلی کلینیک را اصلاح کنید. برای مثال آیا تا به حال به این نکته توجه کرده‌اید که نباید همکاران یا پرسنل را نزد درمانجو مورد شماتت و بازخواست قرار دهید؟

فراموش نکنید مشکلات داخلی در همه کلینیک‌ها وجود دارد اما درمانجویان نباید از این مشکلات باخبر شوند. هیچ وقت نباید پرسنل خود را در برابر درمانجو دعوا یا تحقیر کنید، زیرا موجب بی‌اعتمادی درمانجو نسبت به پرسنل کلینیک می‌شود. توجه نکردن به همین نکته ساده در بلند مدت آسیب جدی به ورودی درمانجویان کلینیک شما خواهد شد.

اینجاست که روانشناسی رفتاری در مدیریت ارتباط با پرسنل و درمانجویان به شما کمک خواهد کرد. آموزش پرسنل کلینیک روانشناسی از گام‌های اساسی است.

بهبود روابط عمومی خود و پرسنل

درمانگرانی که به راحتی با درمانجویان ارتباط موثر برقرار می‌کنند و روابط عمومی بالایی دارند، از یک امتیاز ویژه بهره‌مند می‌باشند. گاهی یک لبخند ساده در برخورد با درمانجو می‌تواند تاثیر بسیاری در جذب او داشته باشد. البته فراموش نکنید که این شیوه رفتار، مسری است و به دیگر پرسنل نیز سرایت خواهد کرد.

با این وجود، دقت کنید که پرسنل شما صمیمیت بیش از اندازه نداشته باشند. کمتر کسی از یک منشی پرحرف خوشش می‌آید. باید رفتار دوستانه ولی حرفه‌ای داشت. رفتار پرخاش‌گرانه یا گستاخانه، پرسیدن سوالات شخصی غیرضروری و کنجکاوی بیش از حد، بی‌توجهی به سوالات یا صحبت‌های درمانجو و مواردی از این دست، از آفت‌های یک ارتباط موثر با درمانجویان خواهد بود.

درمانجویان را ببینید و نگرانی‌های آن‌ها را درک کنید.

شاید خودتان نیز دریافته باشید که علت عدم بسیاری از افراد به روانشناس به علت ترس از انگ‌های اجتماعی می‌باشد. در چنین مواردی باید با تکنیک‌های موثر، از طریق محتوایی که در رسانه‌های اجتماعی منتشر می‌کنید بر محرمانه بودن تمام جلسات روان درمانی و اطلاعات رد و بدل شده در این جلسات تاکید کنید.

درمانجویان را نایده نگیرید. درباره فرآیندهای درمانی و اهداف درمانی با او صحبت کنید. نیاز به توضیحات تخصصی یا علمی نیست. همین که درمانجو حس کند در جریان روند درمان خود قرار دارد، کافی است. برای مثال ذکر کنید که هدف از این جلسه درمانی چیست و به چه مسائلی می‌خواهید بپردازید. به این ترتیب بیمار آمادگی لازم برای رویارویی با آن را خواهد داشت.

به این ترتیب استرس درمانجو کاهش می‌یابد و نسبت به جلسات روان‌درمانی احساس خوبی خواهد داشت. این شیوه رفتاریف بخشی از همان نکته ایجاد ارزش افزوده برای درمانجو است، نسبت به هزینه پرداخت شده.

تکنیک‌های مدیریت کلینیک روانشناسی از جنبه فضاسازی و خلق تجربه موثر

فراموش نکنید که درمانجو قدرت تشخیص کیفیت خدمات شما را ندارد اما در همان نگاه اول، چینش و فضاسازی کلینیک، می‌تواند او را جذب کند. برخی از موارد که به ارائه تجربه‌های دلچسب محیطی کمک خواهند کرد:

• ‌‌ داشتن دکوراسیون مناسب
• استفاده درست از رنگ سازمانی کلینیک
• پوشش یک‌دست پرسنل
• چینش صندلی‌ها و مبلمان
• استفاده از آکواریوم، دیوار سبز یا آبنما
• به‌کارگیری موسیقی مناسب
• استفاده درست از تلویزیون کلینیک به جای نمایش شبکه خبر یا آی فیلم!
• آبسردکن و پذیرایی مناسب
• وجود جالباسی
• تمیزی و مرتب بودن محیط و سرویس‌های بهداشتی
• رعایت موارد بهداشتی
• در نظر گرفتن فضای بازی کودکان
• وجود اینترنت رایگان

تمامی موارد بالا، می‌‌‌تواند حس آرامش و امنیت روانی را برای درمانجو فراهم کند و از استرس وی بکاهد. برای مثال اگر چینش صندلی‌ها به گونه‌ای باشد که درمانجویان کمتر با هم چشم در چشم شوند، از میزان معذب و ناراحت بودن آن‌ها خواهد کاست. همچنین استفاده از موسیقی مناسب، استرس فرد را کاهش می‌دهد.

پیشنهاد می‌شود: اهمیت طراحی مناسب اتاق درمانتو

تکنیک‌های مدیریت کلینیک روانشناسی از مدیریت داخلی و کنترل هزینه‌ها

شاید یکی از مهم‌ترین موارد در مدیریت کلینیک، کنترل هزینه‌هاست. به ویژه زمانی که کلینیک بزرگ می‌شود، فرآیندهای کاری نیز پیچیده‌تر خواهد شد. در چنین شرایطی کنترل هزینه‌های جانبی و غیرضروری، کاری دشوار است.

یک برنامه هفتگی در کنار برنامه مالی ماهانه به شما کمک خواهد کرد که درآمد و هزینه کلینیک را به دقت بررسی کنید. گاهی می‌توان با جایگزین کردن مواردی مثل ابزارهای قابل شست و شو به جای موارد یک بار مصرف، کاهش هزینه‌های مواد مصرفی، کم کردن فرایندهای غیر ضروری، کنترل هزینه‌های تبلیغاتی با یک کمپین کارآمد و مواردی از این دست، هزینه‌های جانبی را کم کرد.