انواع روش‌ها و ابزارهای مدیریت مطب
چگونه مطبمان را مدیریت کنیم؟
اگر می‌خواهید مدیر مطب خود باشید، با مراحل زیر همراه باشید:
همکاری با سایر مطب ها وکلینیک ها
هر روزه به تعداد مطب و کلینیک هایی که در آن ها پزشکان مسئولیت مدیریت را به عهده می‌گیرند افزوده می‌شود. این مطب ها به صورت خصوصی فعالیت می‌کنند و می‌توانند با اطلاعات تخصصی خود در مسیر مدیریت مطب همراه و یاری‌دهنده‌ی شما باشند.
نرم‌افزارهای مدیریت مطب
مدیران بیمارستان و کلینیک ها از نرم‌افزارهای مدیریتی برای سازماندهی وظایف و کارکنان خود استفاده می‌کنند. این نرم‌افزارها به مدیران اجازه می‌دهند تا گزارش‌ها و نمودارها در مدت چند دقیقه ترسیم شوند و برنامه‌ریزی،نوبت دهی، سازماندهی، استخراج اطلاعات از پرونده بیمار، برآوردتعداد مراجعه کننده و ارتباط بین تمامی بخش ها را میسر می‌سازند. همچنین هرچه پیچیدگی نرم‌افزار بیشتر باشد، امکانت بیشتری شامل: امنیت بالا در نگهداری اطلاعات بیمار، توانایی جذب بیمار، فالوآپ، مدیریت ارتباط با بیمار و... خواهد داشت.
ویدئو کنفرانس
نمونه‌ی دیگری از مدیریت مطب برای همکاری‌های از راه دور است که افراد متخصص از طریق نرم‌افزارهای ارتباطی هدایت و مدیریت کار را به عهده می‌گیرند.
صحبت کردن با مشاوران
طرح مورد نظرتان را با مشاوران در میان بگذارید و نظر آن‌ها را درمورد جزئیات بپرسید. هیچ چیز بدتر از تغییر برنامه در وسط راه نیست. پس از همان اول نظر افراد باتجربه را جویا شوید و اصلاحات لازم را اعمال کنید. بعلاوه قبل از اینکه مسئولیت‌هایی به تیم کاری‌تان بسپارید و کار را شروع کنید، لازم است آن‌ها را کاملا در جریان برنامه‌ها و نقشه‌ی راه قرار دهید تا متعهدانه به وظایفی که از آن‌ها خواستارید عمل کنند. گاهی در این گفت‌وگوها نظرات و ایده‌های جدیدی نیز برای تکمیل کار عنوان می‌شود.
اما برای نوشتن طرح اولیه‌تان لازم است نکاتی را مدنظر داشته باشید. هر کاری دارای سه موضوع اصلی است؛ «هدف، برنامه‌ریزی و برآورد هزینه‌های اولیه». تعیین کردن این سه مورد نشان می‌دهد که انجام دادن آن امکان‌پذیر است یا خیر. بعلاوه طرح اولیه راهنمای شما تا انتهای کار خواهد بود و لازم است در تمام مسیر اجرا به این طرح رجوع کنید و بررسی کنید که در مسیر درستی حرکت می‌کنید. به همین دلیل طرح اولیه باید بی‌نقص باشد و اصلاحات لازم روی آن صورت گیرد.
تعیین وظایف و مسئولیت‌ها
حال که طرح اولیه‌ی مدیریت مطب را آماده کردید و اصلاحات لازم روی آن انجام شد، وقت آن رسیده که برای هر کدام از کارکنان مسئولیت مشخصی در نظر بگیرید. درواقع شما برای پیشبرد کار به اعضای زیر احتیاج دارید.
- مدیر مطب و یا کلینیک: چه شما مدیر باشید و چه شخص دیگری را در این سمت استخدام کرده باشید، وظیفهی این فرد کنترل، اجرا و سرپرستی تیم کاری است.
- منشی پزشک: شخصی که دست راست پزشک محسوب می‌شود و وظیفهی برنامه ریزی ملاقات های پزشک را دارد.
- تیم کاری: تمامی افرادی که برای ارائه‌ی خدمتی خاص در کنار هم کار می‌کنند. این افراد می‌توانند در زمینه‌ی مشاوره، کار با دستگاه و... مشغول باشند.
- اعضای دیگری مانند حسابرسان و... نیز ممکن است همراه شما باشند.
برگزاری جلسهی گروهی
پس از اینکه به هر کدام از کارمندان وظایف‌شان را معرفی کردید، لازم است یک جلسهی کلی با حضور تمامی اعضا تدارک ببینید. این یک راه موثر برای هماهنگی بخش‌های مختلف کار است و موجب برقراری ارتباط و شکل‌گیری اعتماد و روحیه‌ی همکاری می‌شود.
همانگونه که می‌دانید برای شروع هرنوع همکاری نوشتن قرارداد لازم و ضروری است. در متن قرارداد توجیه اهداف کاری، مدت زمان همکاری، مزایا و حقوق، پارامترهای ضروری و همچنین قوانین منجر به لغو همکاری ذکر می‌شود.
تجزیه و تحلیل کیفیت روند کاری
کیفیت یعنی اطمینان حاصل کنیم بیمار از خدمتی که دریافت نموده است رضایت دارد، به طوری که کارکنان مطب هم متقاضی استفاده از خدمات هستند. برای داشتن خدمات با کیفیت باید از بروز اشتباهات جلوگیری کرد و خطرات و موانع را کاهش داد.
مهارت برقراری ارتباط
در تمامی مواردی که در بالا اشاره شد، مهارتی بنیادی و ضروری به نام «برقراری ارتباط» نهفته است. شما به عنوان یک مدیر یا کارفرما به این هنر ارزشمند در تمامی جنبه‌های کارتان نیازمندید؛ از معرفی طرح و مشاوره گرفته تا توجیه کارکنان و بررسی‌های حین کار و حتی بازاریابی و در نهایت ارائه‌ی خدمات به بهترین نحو به بیماران.
پس از این ابزار قدرتمند مدیریتی و نفوذ غافل نشوید تا بتوانید تمامی تیم را متحد و یکپارچه در جهت برآوردن اهداف‌تان هدایت کرده و به نتیجه برسانید.
دکتر لینک همراه و پشتیبان شما در مدیریت مطب و کلینیک