راز های موثر در بهبود عملکرد منشی مطب و کلینیک

بي تفاوتي منشی نسبت به مسائل و مشكلات مطب، مشكلي است كه در گريبانگير اكثر مراکز درمانی دولتي و غير دولتي است. پزشکان در برخورد با اين موضوع عكس العمل هاي متفاوت از خود نشان مي دهند، بعضي فقط حرص مي خورند، بعضي چون چاره اي نمي يابند بي تفاوت مي گذرند، بعضي چاره كار را آموزش منشی ها مي دانند، بعضي (پزشکان بي تجربه) اصلاً متوجه آن نمي شوند. در ادامه به بررسی 7 نکته مهم مدیریت عملکرد منشی ها می پردازیم.

1.قدرت دادن

یکی از مهم ترین نکاتی که باید بیاموزید، قدرت بخشیدن به دیگران است. با این کار، آن ها را با اعتمادبه نفس، پر انرژی و بانفوذتر خواهید کرد. علاوه بر آن، آزادی بیشتری در زندگی به دست می آورید و رشد و سلامتی مرکز درمانی خود را تضمین می کنید. در دنیای امروز، کارمندان مسئول تصمیم های مربوط به خودشان هستند و مدیران فقط آن ها را راهنمایی می کنند.

2. هرکس را متفاوت از دیگری رهبری کنید

یکی از اشتباهاتی که پزشکان تازه کار مرتکب می شوند این است که می خواهند همه را به یک شکل هدایت کنند. باید نسبت به همه مهربان باشید و با احترام رفتار کنید اما نمی توانید انتظار داشته باشید روش مدیریتی یکسان برای همه جواب دهد. مثلاً یکی می خواهد با چالش های جدید روبه رو شود؛ یکی می خواهد طبق دستورالعمل ها کار کند و بعضی ها هم می خواهند خودشان برنامه کاری را طرح کنند. برای اینکه رهبر مؤثری باشید، شیوه های مدیریتی خود را با منشی تطبیق دهید، نه اینکه از او انتظار داشته باشید خودش را با شما هماهنگ کند.

3. منشی باید بداند مفید و مؤثر است

منشی باید بداند وجودش مفید است. کارشناس رهبری، وارن بنیس، می گوید: «همه باید احساس کنند که در موفقیت سازمان نقش دارند؛ زیرا در این صورت می فهمند کارشان معنی دارد». والتر شیپلی می گوید: «ما ۶۸ هزار کارمند داریم. با این وسعت سازمان، کار من مدیریت کردن نیست بلکه محیطی را به وجود می آورم که همه به یکدیگر کمک کنند تا فراتر از توانایی های شان حرکت کنند. من به عنوان رهبر، مسئولیت دارم و به خاطر موفقیت ها تحسین می شوم اما در واقع این کارمندان هستند که ما را به جایی که هستیم رسانده اند».

4. الگوی فداکاری باشید

اگر تیمی را رهبری می کنید، هم تیمی های خود را قانع کنید به خاطر مصلحت تیم بعضی از منافع خود را قربانی کنند. هرچه اعضای تیم با استعدادتر باشند، ترغیب آن ها به فداکاری دشوارتر است. خودتان اول از همه شروع کنید و به آن ها نشان دهید که به خاطر تیم حاضرید فداکاری کنید، به رشد و توسعه ی دیگران کمک کرده و در تصمیم گیری ها خطر کنید.

وقتی تمایل خود را به اولویت دانستن منافع تیم نشان دادید، آن گاه می توانید از دیگران بخواهید همین کار را انجام دهند. راه و روش آن را توضیح دهید و از فداکاری های آن ها تشکر و قدردانی کنید.

5. اعتمادسازی

اعتماد، مهم ترین عامل در شکل گیری روابط فردی و تجاری است. وارن بنیس و برت نانوس اعتماد را مانند چسبی می دانند که رهبران و پیروانشان را به هم متصل می کنند. مردم بیش از هر چیز دیگر می خواهند به رهبران خود اعتماد کنند و آن ها را باور داشته باشند. آن ها باید بتوانند بگویند: روزی می خواهم مانند او شوم. اعتماد باید به تدریج به وجود آید و پایدار باشد. راه هایی که یک رهبر می تواند اعتماد را از بین ببرد عبارتند از: عمل نکردن به قول ها، شایعه پراکنی، نگه داشتن اطلاعات فقط برای خود و دورو بودن. هرگاه اعتمادی از بین برود، باید دو برابر دفعه ی قبل تلاش کنید تا آن را بازیابید. می توانید به روش های زیر اعتماد ایجاد کنید: برای گوش دادن به منشی و بازخورد دادن به او زمان کافی اختصاص دهید، به او احترام بگذارید و مطمئن باشید او هم با اعتماد جبران خواهد کرد. هر کس را همان طور که هست بپذیرید، احساسات و نیازهای آن ها را پیش بینی کرده و همیشه آن ها را تشویق کنید.

6. قدردانی

یکی از اشتباهات رایج میان پزشکان، به رسمیت نشناختن و قدردانی نکردن از منشی است. تحقیقات نشان می دهد علت اصلی نارضایتی کارمندان این است که مافوق شان از آن ها به خاطر کاری که انجام می دهند، قدردانی نمی کند. رابرت مک نامارا می گوید: «ذهن ها همانند قلب ها هستند؛ جایی می روند که به آن ها ارزش داده شود». در روابط روزانه با دیگران، نام اشخاص را به ذهن بسپارید و نشان دهید که به احساسات و روحیاتشان اهمیت می دهید. در برنامه ی کاری خود توجه به دیگران را اولویت اول قرار دهید. هر فرصتی که به دست می آورید از آن ها قدردانی کنید؛ زیرا با این کار به آن ها انگیزه می دهید و در زندگی شان به انسانی تأثیرگذار تبدیل می شوید.

7. ارزش منشی را حفظ کنید

اگر تیمی را مدیریت می کنید، باید مطمئن شوید کسانی که به تیم ملحق می شوند بهتر از آن هایی هستند که تیم را ترک می کنند. هر تیم سه دسته بازیکن دارد: اولین دسته آن هایی هستند که مستقیماً به شما فایده می رسانند و تأثیرگذارند. دسته ی دوم نیمکت نشین ها هستند که به طور غیرمستقیم برای شما کار می کنند و یا دسته ی اول را حمایت می کنند. دسته ی سوم هسته ی مرکزی تیم را تشکیل می دهند که معمولاً درون دسته اول جای می گیرند. بدون وجود آن ها تیم از هم می پاشد. وظیفه ی شما این است که هر دسته به طور پیوسته رشد کند و ارتقا یابد. برای اینکه تشخیص دهید وجود چه کسانی ضروری است ببینید اگر تیم را ترک کنند، چه آسیبی به آن وارد می شود. با این نوع افراد، مناسب با آن ها رفتار کرده و ارزش های آن ها را حفظ کنید.

جهت دریافت مقالات مرتبط دکتر لینک را در شبکه های اجتماعی دنبال کنید.

مقالات مرتبط:

وظایف دستیار دندان‌پزشک

رازهای سنجش نیروی انسانی در کلینیک و مطب

شرح وظایف منشی پزشک

منشی ، رکن اساسی در تصمیم گیری های مطب !