راهکارهای مدیریت مطب برای افزایش رضایت مراجعین

در مدیریت مطب و کلینیک خود برای اینکه پی ببریم چه عامل یا عواملی موجب افزایش رضایت بیماران می گردد، ابتدا باید بررسی کنیم مراجعین در بدو ورود به مطب تا انتها با چه مراحل و فرآیندهایی روبه رو هستند و این فرآیندها چه نقشی در میزان رضایت آنها دارد.

اولین مراجعه به مطب

اولین مرحله ای که مراجعین با مطب شما برقرار می کنند به هر شیوه ای که باشد، وب سایت، تماس تلفنی و یا مراجعه حضوری، فردی که در این مرحله پاسخگوی مراجعین می باشد در حقیقت نماینده رفتار و حرفه ای بودن کل مجموعه شما است. 

حتی وب سایت شما نیز باید دارای ظاهری مناسب و جذاب باشد تا باعث شود فرد با شما تماس بگیرد. در این مرحله یعنی پاسخگویی به مراجعینی که برای اولین بار به مطب شما مراجعه کردند احساس بدی نسبت به مطب شما پیدا نکنند. بنابراین باید عملکرد خود را در این بخش اندازه گیری کنید.

برای اندازه گیری عملکرد خود در این مرحله و گرفتن بازخورد از مراجعین می توانید بازخوردها را با استفاده از ابزارهای تحلیلی وب سایت خود مشخص کنید. پس از تحلیل اطلاعات، مدیریت مطب می تواند متوجه وضعیت حال حاضر شود و با ایجاد بهبود میزان رضایت بیماران را افزایش دهید.

گرفتن وقت قبلی و زمان انتظار

مرحله بعدی که مراجعان با آن روبه رو هستند، گرفتن وقت انتظار می باشد. این را به یاد داشته باشید در صورتی که افراد زمان زیادی در انتظار باشند، در حالی که از قبل وقت گرفته اند، احساس بدی در آنها ایجاد می شود. پس در هنگام تعیین وقت سعی کنید تا حد امکان افراد کمترن زمان انتظار را داشته باشند. هرچند که منتظر ماندن افراد در مطب ها امری غیر قابل اجتناب است.

بنابراین شما باید این وضعیت را به نحوی مدیریت کنید که کمترین تاثیر را بر روی رضایت مراجعین داشته باشد. گذاشتن مجله یا کتاب، تلویزیون از جمله راهکارهای متداول در مطب ها می باشد.

زمان ویزیت

با اهمیت ترین مرحله زمانی است که مراجعه کننده با پزشک می گذراند. در صورتی که مراحل اول و دوم به خوبی مدیریت شده باشد رفتار مراجعه کننده هم مناسب تر خواهد بود. در زمان ویزیت متخصص باید تلاش کند مراجعه کننده به او اعتماد نموده و به راحتی با متخصص ارتباط برقرار کند. ممکن است مراجعان باورها و تصورات غلطی داشته باشند. مانند ارحجیت اولویت های مالی نسبت به انسان ها، عدم تخصیص زمان لازم، عدم تخصص کافی و ...

مدیریت مطب باید با گرفتن بازخورد متوجه این تصورات و اشکالات در ذهن مراجعان گردد. بهبود اشکالات می تواند در افزایش رضایت بیماران بسیار مؤثر باشد.

مدیریت نحوه پرداخت بیماران

احساس مراجعین در زمان پرداخت بسیار حائز اهمیت است. این بخش باید با هوشمندی زیاد مدیریت گردد. به خاطر داشته باشید همواره بین رضایت بیماران و مبلغی که از آنها دریافت می کنید رابطه مستقیم وجود دارد. حالت بهینه زمانی است که مبلغ دریافتی شما از بیماران در طولانی مدت برای شما سودمند باشد. منظور از طولانی مدت، تکرار مراجعه افراد به مطب شما و بازاریابی آنها برای مطب شماست. دریافت مبلغ زیاد می تواند در طولانی مدت آسیب زیادی به مطب شما وارد کند.

پس مبلغ دریافتی را با در نظر گرفتن تاثیر طولانی مدت آن مشخص کنید و همیشه از بازخورد مراجعان برای تنظیم مبلغ بهره ببرید. حتی زمان دریافت مبلغ از مراجعین هم اهمیت دارد. باید توجه کنید در زمان رزرو نوبت، یا قبل از ورود به اتاق متخصص یا پس از ویزیت توسط پزشک مبلغ از بیمار دریافت شود. این نکته هم تاثیر بسیاری در قضاوت افراد دارد.

بهینه سازی قیمت خدمات مطب

یکی از مهمترین عواملی که در رضایت افراد تاثیر گذار است نحوه قیمت گذاری خدمات است. سوال اصلی اینجاست که آیا قیمتی که خدمات شما دارند موجب کم شدن مراجعین می گردد یا خیر. آیا مراجعین شما با توجه به خدمتی که دریافت کرده اند، مبلغ پرداختی را عادلانه می دانند. برای بررسی این موضوع در کنار تجربه کارکنان و مدیریت مطب، باید از اطلاعات موجود در مطب خود استفاده نمایید. منبع مهم دیگر استفاده از نظرسنجی می باشد.

ارسال پیامک به مراجعین مطب

شما می توانید با استفاده از اطلاعات تماسی که از مراجعین داشته اید (در نرم افزار مدیریت مطب خود) به آنها پیامک ارسال نمایید. این پیامک می تواند با اهداف مختلف ارسال گردد که در ادامه بررسی می شوند.

1-استفاده از مناسبت ها برای ارسال پیامک

شما می توانید با تبریک مناسبت های مختلف به مراجعین مطب خود، نظر آنها را جلب نمایید. ارسال پیام به مراجعین موجب یادآوری مجدد شما شده و همچنین به افراد احساس خوبی را منتقل می کند. یکی از بهترین مناسبت ها تاریخ تولّد افراد می باشد که در صورتی که شما بصورت نرم افزاری این اطلاعات را داشته باشید به آسانی و بصورت اتوماتیک کار ارسال پیام  انجام می گیرد.

2-ارسال پیام هایی با هدف یادآوری

در صورتی که مراجعین شما برای سلامتی و یا موضوع مشخصی در آینده باید کار مشخصی را انجام دهند شما می توانید چند روز قبل از آن تاریخ، به آنها پیام یادآوری ارسال نمایید. این پیام یادآوری موجب می شود تا افراد احساس کنند که شما برای آنها ارزش قائل بوده و رضایت آنها را از خدمات شما افزایش دهد.

لطفا نظر خود را درباره این پُست در صفحه اینستاگرام به اشتراک بگذارید: ورود به اینستاگرام

تکنولوژی دکتر لینک در جهت مرتفع نمودن نیاز مدیریت مطب سیستمی با انعطاف پذیری بسیار بالا که جوابگوی تمامی تخصص های پزشکی می باشد به پزشکان محترم ارائه می دهد.

مقالات مرتبط:

بایدها و نبایدهای برخورد با نظرات بیماران

چگونه هزینه و درآمد مطب، کیلینک و یا بیمارستان را مدیریت کنیم؟

روش های شگفت انگیز مدیریت زمان و نوبت دهی

نقش پرونده الکترونیک بر نظام سلامت