چگونه با منشی که درست کار نمیکند برخورد کنیم؟
تقریباً همه پزشکان در دوران مدیریت مطب خود حداقل یک منشی داشتهاند که مشکل آفرین بوده است. باید گفت که داشتن منشی که درست کار نمیکند بخشی جدانشدنی از تجربه دوران مدیریت مطب است. معمولاً منشی هایی هستند که وظایفشان را با دقت انجام نمیدهند، یا برقراری ارتباط با آنها دشوار است، یا به سختی با اعضای تیم هماهنگ میشوند، یا … .
متاسفانه بیشتر پزشکان مجبور هستند زمان و انرژی بسیاری را صرف آموزش و انگیزه دادن به چنین کارمندانی کنند. حتی بیشتر پزشکان در بسیاری اوقات به فکر اخراج این دست از کارمندان میافتند، اما در نهایت به دلایل مختلف از تصمیم خود منصرف میشوند.
در این مقاله قصد داریم روشهایی که پزشکان با تجربه در رویارویی با منشی که درست کار نمیکند اتخاذ میکنند را بررسی کنیم. شما نیز میتوانید با استفاده از این راهکارها از پرت شدن منشی به گرداب ناکارآمدی و نا امیدی جلوگیری کنید. در ادامه با این راهکارها آشنا خواهیم شد.
به صحبتهایشان گوش کنید
معمولاً زمانی که منشی کار نمیکند یا کار کردن با او سخت میشود، او را از دایره توجه خود خارج و مسئولیتها را به دیگر کارکنان واگذار میکنیم.
با این حال، پزشکان با تجربه در چنین شرایطی روش دیگری را در پیش میگیرند. آنها سعی میکنند توجه ویژهای به این منشی داشته باشند زیرا میدانند که تنها راه بهبود این است که درک درستی نسبت به موقعیت به دست بیاورند و حتی بتوانند خودشان را به جای ایشان تصور کنند.
در بسیاری از مواقع، تنها گوش دادن به صحبتهای او میتواند مشکل را برطرف کند. شاید در لابهلای این صحبتها متوجه شوید مشکل پیش آمده تقصیر او نیست و به راحتی قابل رفع است. به این ترتیب، منشی که تا دیروز با سختی کار میکرد ناگهان به کارمندی تبدیل خواهد شد که وظایفش را به موقع انجام میدهد.
عملکرد منشیتان را ارزیابی و نتایج را به او گزارش کنید
بیشتر پزشکان همیشه از رفتار و عملکرد کارکنانشان ناراضی هستند، اما هیچوقت تلاش نمیکنند که این بازخورد را با کارکنان در میان بگذارند و به عملکردشان جهت ببخشند. درست است که انتقال نارضایتی به منشی کار دشوار و آزاردهندهای است، اما پزشکان با تجربه میدانند این مسائل را چگونه باید بیان کنند که موجب ناراحتی و دلخوری نشود و در عین حال، به پیشرفت منشی نیز کمک کند.
برای چنین کاری باید در ابتدا از ویژگیهای مثبت منشیتان تعریف کنید تا او حالتی تدافعی به خود نگیرد. سپس، آن قسمتهایی که نیاز به بهبود دارند را مشخص کنید. مطمئناً چنین کاری به بهبود عملکرد او کمک خواهند کرد.
مستندسازی کنید
هر زمانی که با منشی خود به مشکل برخوردید، نکات مهمی که باید به او یادآوری شود را یادداشت کنید. بسیار اتفاق افتاده که پزشکان به دلیل آنکه مدرکی علیه منشی خود ندارند، نتوانستند عذر او را بخواهند. بیشتر اوقات دلیلِ نداشتن مدارک، خیرخواهی نابهجای پزشک است زیرا نمیخواهند رویکرد منفی نسبت به منشی خود داشته باشند. آنها تصور میکنند اگر مشکلات موجود را با کارمندان خود در میان نگذارند، این مشکلات خود به خود برطرف میشوند.
مدیران خوب میدانند که جمعآوری مدرک جبههگیری علیه یک کارمند نیست، بلکه عملی محتاطانه است. مطمئناً اگر مشکل موجود با یک گفتگو قابل حل باشد، این مستندات اعتبار خود را از دست خواهند داد و خیال پزشک از بابت روند کار راحت میشود.
بر روی حرف خود پافشاری کنید
اگر از رفتار یا عملکرد خاصی نارضایتی دارید، همیشه از آن ناراضی باشید و در شرایط متفاوت نظر خود را تغییر ندهید. کارمندان بیش از آنکه به حرفهایتان توجه کنند، عملکردتان را زیر نظر دارند. منشیی که درست کار نمیکند با زیر نظر گرفتن نوع برخورد شما متوجه میشود که شما چندان هم نسبت نظراتتان پافشاری ندارید. به همین دلیل وظایفش را به تاخیر میاندازد. بهترین کار این است که برای خودتان استانداردهای خاصی تعریف کرده و آنها را با دقت رعایت کنید.
ضربالعجل تعریف کنید
به منشی خود بگویید اگر شرایط کار را تغییر ندهد، پیامدی در انتظارش خواهد بود. اگر شرایط باز هم تغییر نکرد، به عنوان یک مدیر خوب، باید وارد جزئیات شوید. برای مثال میتوانید به منشی خود بگویید که “من به تو ایمان دارم و میدانم که میتوانی این کار را به بهترین شکل انجام دهی”، یا میتوانید به او هشدار دهید. برای مثال به او بگویید “اگر این کار را انجام ندهی، انتظار پاداش و ترفیع شغلی را نداشته باش”. اگر منشیی که درست کار نمیکند باور داشته باشد که بیمسئولیتیاش عواقبی به دنبال ندارد، چرا باید عملکرد خود را اصلاح کند؟
شجاع باشید
برای یک پزشک خوب، اخراج کارمندان سختترین کار جهان است. اگر مجبور به اخراج کارمندتان شدید، آن را به درستترین روش انجام دهید. نیازی به بهانهتراشی، به تعویق انداختن یا محول کردن آن به شخصی دیگر ندارید. بهترین مدیران، مسئولیت سختترین کارها را خودشان بر عهده میگیرند. و اگر شرایط به نوعی عوض شد، با شجاعت اشتباه خود را بپذیرید.
اگر در قبالِ منشیی که درست کار نمیکند رویکرد مدیران با تجربه را اتخاذ کنید، دیگر نگران نتیجه رفتار و نوع برخورد خود نخواهید بود زیرا میدانید که با تمام وجود تلاش کردهاید تا شرایط را تغییر دهید.
جهت دریافت مشاوره در زمینه مدیریت مطب با مشاوران دکتر لینک در تماس باشید.
مقالات مرتبط:
راز های موثر در بهبود عملکرد منشی مطب و کلینیک