آموزش دکترلینک - بخش چهارم: ثبت و پذیرش درمانجو

به قسمت چهارم آموزش دکتر لینک خوش آمدید ما توی این بخش سعی داریم تا بیمار یا درمانجو را ثبت نام، مدیریت و برای یک ویزیت پذیرش کنیم و در نهایت ساختار های مالی و نوبتی را کامل به همراه پرنده درمانجو توضیح و مثال بزنیم با ما همراه باشید برای این بخش شما نیاز دارید تا آموزش های قبلی که به عنوان پیش نیاز این آموزش هست مطالعه فرمایید:

آموزش دکترلینک - بخش سوم: تعریف سرویس ها، تست ها و تنطیم نوبت ها

در سیستم دکتر لینک ثبت نام بیمار یا درمانجو به دو صورت انجام می شود.

" نرم افزار ثبت مراجعین روانشناسی دکتر لینک "

صورت اول که از طریق app دکتر لینک برای بیمار می باشد که با شماره موبایل ثبت نام می شود و صورت دوم در پنل مدیریت که از ۲ بخش ثبت نام سریع و ثبت نام کامل و حتی این امکان را فراهم کردیم که با روش های مختلف مثل نوبت مستقیم می توانید بیمار یا درمانجو را ثبت نام کنید. در این آموزش همه روش ها را باهم با عکس و مثال انجام می دهیم.

قسمت اول: ثبت نام در panel به صورت کامل

پذیرش  >‌ ثبت مراجع

این قسمت به صورت کامل اطلاعات درمانجو یا بیمار را نیاز است وارد کنید و معمولا برای مراکز روانشناسی یا مراکزی که اطلاعات کاملتری درمورد بیمار نیاز دارند مورد استفاده است:

مرحله اول: اطلاعات دموگرافیک

در این بخش تنها موبایل، نام و نام خانوادگی اجباری است

نکته خیلی مهم: اگر بیمار شما ایرانی است حتما کشور ایران را انتخاب کنید و موبایل را بنویسید ولی اگر بیمار شما خارج از ایران می باشد حتما حتما کشور مورد نظر را انتخاب کنید و ایمیل ایشان را وارد کنید. سیستم به صورت خودکار بیماران ایرانی را پیامک ارسال می کند و بیماران یا مراجعین خارجی را با ایمیل اطلاع رسانی می کند.

مرحله دوم: درمانگر

در ساختار های CRM یا سیستم مدیریت ارتباط با مشتری چند موضوع از اهمیت زیادی بر خوردار می باشد اولین موضوعی که همیشه در این ساختار ها اهمیت دارد نحوه آشنایی مشتری شما با مرکز درمانی شماست که در گذینه اول باید تعریف شود.

نرم افزار ثبت مراجعین روانشناسی دکتر لینک

قسمت بعدی معرف می باشد که در قسمت دوم آموزش هامون برای درصد سهم درمانگر اعداد سهم مشخص کردیم و اینحا باید انتخاب کنید که معرف کلینیک است یا معرف درمانگر است. اگر معرف درمانگر باشد حتما حتما باید مشخص کنید درمانگر معرف چه کسی است و ایشان را انتخاب کنید.

مرحله سوم: شرح حال مراجعه

بسته به نیاز مرکز درمانی خود موارد رو تکمیل کنید و در انتها نام کاربری و قوانین را برای بیمار یا مراجعه مورد نظر ارسال کنید.

(پایان حالت اول ثبت مراجعه به صورت کل و کامل)

 

قسمت دوم: ثبت نام در panel به صورت سریع

این بخش برای مراکز پر ترافیک و درمانی است که زمان کافی برای ورود اطلاعات به صورت دقیق نیستند و اطلاعات کامل بیمار یا مراجعین اهمیت ندارد و فقط مشخصات اولیه نیاز است:

در این بخش تنها موبایل، نام و نام خانوادگی اجباری است

نکته خیلی مهم: اگر بیمار شما ایرانی است حتما کشور ایران را انتخاب کنید و موبایل را بنویسید ولی اگر بیمار شما خارج از ایران می باشد حتما حتما کشور مورد نظر را انتخاب کنید و ایمیل ایشان را وارد کنید. سیستم به صورت خودکار بیماران ایرانی را پیامک ارسال می کند و بیماران یا مراجعین خارجی را با ایمیل اطلاع رسانی می کند.

قسمت بعدی معرف می باشد که در قسمت دوم آموزش هامون برای درصد سهم درمانگر اعداد سهم مشخص کردیم و اینحا باید انتخاب کنید که معرف کلینیک است یا معرف درمانگر است. اگر معرف درمانگر باشد حتما حتما باید مشخص کنید درمانگر معرف چه کسی است و ایشان را انتخاب کنید.

بسته به نیاز مرکز درمانی خود موارد رو تکمیل کنید و در انتها نام کاربری و قوانین را برای بیمار یا مراجعه مورد نظر ارسال کنید.

این بخش بلافاصله بعد از ثبت مشخصات انجام شد به سمت نوبت گیری برای درمانجو هدایت می شوید:

گزینه های مورد نظر انتخاب می شوند و وارد مرحله بعدی که تعیین زمان نوبت (این بخش در آموزش قبلی توضح داده شده است) می باشد می شوید:

در این مرحله زمان و تاریخ مورد نظر را می توانید انتخاب کنید برای حضور بیمار یا مراجعه حتی این امکان را دارید که تاریخ دیگری برای این شخص مشخص کنید. در بالای صفحه جهت تایید ورودی اطلاعات نام بیمار و درمانگر ذکر شده است.

در این مرحله شما مالی این ویزیت را انجام میدهید که بخش خیلی خیلی خیلی مهمی است و باید حسابی به آموزش زیر توجه کنید:

نرم افزار ثبت مراجعین روانشناسی دکتر لینک

 

در بالای صفحه جهت تایید ورودی اطلاعات نام بیمار و درمانگر ذکر شده است

پیش پرداخت: این عدد به صورت خودکار از تنظیمات عمومی پنل که در آموزش بخش اول داده شده است خوانده می شود که امکان تغییر آن به صورت دستی وجود دارد.

اگر پیش پرداخت تعریف نشده باشد و مراجعه میخواهید هزینه را دریافت کنید مبلغ را به صورت تومان اینجا وارد کنید

نحوه پرداخت: نقدی

این  نوع پرداخت به صورت پول کاغذی می باشد که از درمانجو یا بیمار دریافت میکنید.

نحوه پرداخت: آنلاین

در صورتی که درگاه آنلاین شما تنظیم شده باشد (تنظیمات عمومی پنل که در آموزش بخش اول داده شده است) مبلغ مورد نظر را وارد کنید لینک پرداخت تولید می شود و برای بیمار یا درمانجو به صورت پیامک ارسال می شود و تا وقتی که پرداخت انجام نشود نوبت رزرو می باشد (و تا ۱۲ ساعت اعتبار دارد) وقتی پرداخت توسط کاربر انجام شد نوبت Confirm می شود.

نحوه پرداخت: پوز

در این حالت شما وقتی مبلغ مورد نظر را روی پوز کشیدید باید شماره پیگیری را وارد کنید

نحوه پرداخت: کارت به کارت (نکته مهم)

در این حالت شما از قبل شماره کارت مرکز درمانی را برای درمانجو یا بیمار ارسال کرده اید و ایشان پرداخت کردن  و عکس فیش پرداختی را برای شما ارسال کردن حالا شما این مبلغ را با تصویر ارسال شده آپلود و ثبت می کنید.

نحوه پرداخت: اعتبار کاربری

در این نوع پرداختی مراجعین یا بیماران به صورت کلی یک اعتباری را خریداری کرده اند و مبلغ ایشان بیشتر از مبلغ ویزیت می باشد با استفاده از این گذینه می توانید هزینه ویزیت را از اعتبار شخص کسر کنید.

و درنهایت ثبت

قسمت سوم: ثبت از طریق باکس های خالی

در کل سیستم هرجایی که شما باکس ساعت از هز درمانگر مشاهده کردید با کلیک کردن روی آن باکس می توانید آن نوبت را برای درمانجو یا بیمار خود ثبت کنید

به هنگام کلیک بر روی باکس های خالی در ابتدا جهت دوره نوبت تاریخ و ساعت به شما نمایش داده می شود:

در ابتدا کشور مورد نظر را انتخاب کنید توجه داشته باشید هنگام وارد کردن شماره موبایل کد کشور را وارد نفرمایید. در مرحله بعدی:

در صورتی که بیمار یا مراجعه قبلا در سیستم ثبت نشده باشد از شما میخواد که نام و نام خانوادگی و وضعیت معرف را مشخص کنید و سپس نام کاربری و قوانین را برای ایشان ارسال نمایید. در مرحله بعدی:

نام شخص بیمار یا مراجعه سرویس مورد نظر را انتخاب کنید (در آموزش قبلی توضیحات درمورد سرویس داده شده است)

نوع مشاوره: حضوری

این نوع مشاوره به صورت حضوری در محل کلینیک یا اتاق درمان انجام می شود، بیمار یا مراجعه و درمانگر یا پزشک به صورت حضوری همدیگر را ملاقات میکنند.

نوع مشاوره: اتاق مجازی

این نوع سرویس در سیستم حرفه ای و امن دکتر لینک به صورت صوتی و تصویری اجرا می شود به گونه ای که همچ شماره ای بین مراجعین و درمانگر دیده نمی شود و محیط کاملا پر سرعت و اسان می باشد.

نوع مشاوره: واساپ یا اسکایپ

این نوع بستر بروی واساپ و اسکایپ برگزار می شود که باید از قبل اطلاعات واساپ و اسکایپ را در پروفایل درمانگر وارد کرده باشید

کاربران > درمانگران > ویرایش > اطلاعات بیشتر...

در مرحله بعدی مالی نوبت را وارد میکنید:

نرم افزار ثبت مراجعین روانشناسی دکتر لینک

 

در بالای صفحه جهت تایید ورودی اطلاعات نام بیمار و درمانگر ذکر شده است

پیش پرداخت: این عدد به صورت خودکار از تنظیمات عمومی پنل که در آموزش بخش اول داده شده است خوانده می شود که امکان تغییر آن به صورت دستی وجود دارد.

اگر پیش پرداخت تعریف نشده باشد و مراجعه میخواهید هزینه را دریافت کنید مبلغ را به صورت تومان اینجا وارد کنید

نحوه پرداخت: نقدی

این  نوع پرداخت به صورت پول کاغذی می باشد که از درمانجو یا بیمار دریافت میکنید.

نحوه پرداخت: آنلاین

در صورتی که درگاه آنلاین شما تنظیم شده باشد (تنظیمات عمومی پنل که در آموزش بخش اول داده شده است) مبلغ مورد نظر را وارد کنید لینک پرداخت تولید می شود و برای بیمار یا درمانجو به صورت پیامک ارسال می شود و تا وقتی که پرداخت انجام نشود نوبت رزرو می باشد (و تا ۱۲ ساعت اعتبار دارد) وقتی پرداخت توسط کاربر انجام شد نوبت Confirm می شود.

نحوه پرداخت: پوز

در این حالت شما وقتی مبلغ مورد نظر را روی پوز کشیدید باید شماره پیگیری را وارد کنید

نحوه پرداخت: کارت به کارت (نکته مهم)

در این حالت شما از قبل شماره کارت مرکز درمانی را برای درمانجو یا بیمار ارسال کرده اید و ایشان پرداخت کردن  و عکس فیش پرداختی را برای شما ارسال کردن حالا شما این مبلغ را با تصویر ارسال شده آپلود و ثبت می کنید.

نحوه پرداخت: اعتبار کاربری

در این نوع پرداختی مراجعین یا بیماران به صورت کلی یک اعتباری را خریداری کرده اند و مبلغ ایشان بیشتر از مبلغ ویزیت می باشد با استفاده از این گذینه می توانید هزینه ویزیت را از اعتبار شخص کسر کنید.

و درنهایت ثبت

 

قسمت چهارم آموزش گذینه های نوبت ثبت شده

این اطلاعات کامل ترین اطلاعاتی هست که در یک نگاه می توانید از یک نوبت ببینید

این قابلیت فقط در سیستم دکتر لینک است

این بخش دارای ویژگی های مختلفی است که در این بخش به آن ها اشاره میکنیم:

نوبت بعدی: این گذینه هنگامی که درمانجو یا بیمار از اتاق درمان خارج می شود و منشی به جای اینکه دنبال تاریخ بگرد با همین دکمه وارد فضای نوبت دهی می شود که بونت بعدی را به درمانجو یا بیمار ارائه دهد.

خیلی مهم

مالی: این بخش مهمی هست پس با همه توجه مطالعه کنید

نرم افزار ثبت مراجعین روانشناسی دکتر لینک

 

بخش مالی یک بخش بسیار مهم هست که باید شما به عنوان منشی یا مدیر یک کلینیک خیلی خوب درکش کنید چون کل ساختار مالی ماهانه کلینیک شما به این صفحه بستگی دارد، درصورتی که ورودی داده ها در این صفحه اشتباه باشد کل ساختار مالی را تاثیر می گذارد.

در این صفحه شما کلیه موارد مالی یک درمانجو از یک ویزیت ایشان را رصد میکنید.

همیشه چشمی درمانجو و تاریخ ویزیت ایشان را در بالای صفحه بررسی کنید

سمت راست بالا (ردیف اول)

مبلغ پرداختی: مبلغی که درمانجو هنگام ثبت نوبت پرداخت کرده است

باقیمانده: باقی مانده مبلغ پرداختی درمانجو که باید پرداخت کند.

مبلغ کل: مبلغ کلی که باید شخص پرداخت کند.

بقیه موارد درمورد درصد هاست که می توانید به صورت چشمی بررسی کنید این پول چگونه تقسیم می شود.

جزئیات فاکتور (ردیف دوم)

سرویس مورد نظر و مبلغ آن سرویس در این بخش قابله مشاهده اس به همراه سهم هایی که از آن سرویس به کلینیک و درمانگر می رسد. (در صورتی که تست هم به این نوبت اضافه کنید در بخش بعدی همین اموزش توضیح می دهیم)

یک فاکتور دیگر برای تست در همین صفحه اضافه می گردد. که جمع مبالغ را تغییر می دهد.

در پایین صفحه هم هر مبلغی که پرداخت شود تعداد پرداختی ها قابل نمایش می باشد که سیاست پرداختی مشابه همه سیاست های پرداختی سیستمی هست که در همین اموزش توضیح داده شده.

اصلاح فاکتور

وقتی در کیس های خاص مجبور هستید به کسی تخفیف دهید یا اینکه ویزیت را کمتر حساب کنید وارد این بخش می شوید. که می توانید تخفیف را با سیاست های درصدی محاسبه کنید.

به عنوان مثال:

وقتی یک شخصی تقاضای تخفیف می کند این تخفیف باید از سمت چه کسی اعمال شود؟

از سمت درمانگر یا از سمت کلینیک یا از سمت هردو؟

هرکسی در سیستم سهمی دارد پس نمی شود همینطوری به کسی تخفیف بدیم.

سیستم دکترلینک تنها سیسمی مدیریتی برای مراکز روانشناسی است که توان محاسبه مالی دقیق را دارد

فقط کافیه مبلغ تخفیف را نوشته و انتخاب کنیم که این تخفیف از سمت چه کسی اعمال می شود و در لحظه شاهد تغییر درصد ها از سهم کلینیک و درمانگر می شوید.

هنگامی که ثبت انجام شد در صفحه مالی همه مبالغ تغییر کرده و در صورتی که شخص بدهکار باشد در باقی مانده عدد مورد نظر نمایش داده می شود و در انتها می توانید پرداختی را ثبت کنید.

وقتی پرداختی کامل می شود باکس نوبت (قسمت پرداختی) سبز می شود.

سایر - افزودن شخص دیگر: این بخش مربوط به این موضوع است که بیمار یا درمانجو با همراه خود وارد اتاق درمان می شود برای انجام این بخش در پروفایل بیمار آموزش داده می شود و هنگامی که روی این دکمه کلیک میکنید می توانید شخص بعدی را در این نوبت اضافه کنید یعنی این نوبت برای ۲ نفر تنظیم می شود.

سایر - توضیحات: هنگامی که منشی یا بخش پذیرش به صورت شیفت کار میکنند و نیاز دارند پیغام هایی برای همدیگر نمایش دهند می توانید از این دکمه توضیحات استفاده کنید و پیغامی را برای شخص بعدی به نمایش بزید.

سایر - تغییر نوع ویزیت: هنگامی که درمانجو به هر دلیلی نوع ویزیت را تغییر می دهد مثلا حضوری است و به خاطر ترافیک می خواهد آنلاین برگزار کند یا بلعکس از این حالت استفاده می شود.

سایر - جابجایی نوبت: این بخش برای موقه ای می باشد که درمانجو درخواست جابجایی کل نوبت را کرده است و می خواهد کلا در روز و ساعت دیگری حضور پیدا کند لذا بدون اینکه نوبت را کنسل کند در همین صفحه به صورت Shortcut فرایند تغییر و جابجایی نوبت را انجام می دهد.

سایر - ترخیص و نظرسنجی: هنگامی که یک درمانجو فرایند درمانی اش به اتمام می رسد و کلینیک میخواهد از ایشان یک نظرسنجی کلی بگیرد و در سیستم ثبت شود که شخص مورد نظر فرایند های درمانی اش به اتمام رسیده است این گذینه را انتخاب میکند.

سایر - ورود یا خروج: هنگامی که میخوایید بیمار ورود به اتاق پیدا کند یا از اتاق خارج شد این دکمه ها را استفاده میکنید.

سایر - انجام شد: اینو برای اونایی درست کردیم که حال زدن دکمه های ورود و خروج رو ندارن وقتی از اتاق بیرون اومد بزنید انجام شد

سایر - تست: هنگامی که درمانگری برای شخص تست تجویز می کند می توانید آن تست را در این بخش به نوبت درمانجو اضافه کنید (آموزش در قسمت قبل داده شده)

سایر - پیام کوتاه: این بخش یک بخش بسیار کارآمد برای منشی و بخش پذیر است که سوالات تکراری که همیشه پرسیده می شود را در قالب پیامک های از پیش تعریف شده برای درمانجو ارسال می کنید.

این قابلیت منحصر به فرد تنها در سیستم دکتر لینک می باشد

سایر - لغو نوبت

‌هنگامی که یک درمانجو نوبتی را لغو میکند ساختار های مالی بسیار پیچیده می شوند و باید طبق اصول مالی و قراردادی آن هزینه محاسبه شود.

اگر نوبتی به اشتباه تنظیم شده گذینه خطای اپراتور را انتخاب کنید

اگر پول پس داده می شود یا نمی شود باید گذینه های مورد نظر انتخاب شود.

در این بخش می توانید حتی پول عودت داده می شود را به اعتبار کاربر انتقال دهید.

دلیل لغو را همیشه بنوسید که مدیر مالی بهتر بتواند ساختار های مالی را بررسی کند.

سایر - تماس یادآوری: این تنها یک نوشته برای کادر پذیرش است که بتوانند پیگیری CRM داشته باشند

 

نرم افزار ثبت مراجعین روانشناسی دکتر لینک

آیا شما مدیر کلینیک روانشناسی هستید؟ یا شما با وارد کردن اطلاعات درمانجو های کلینیک خود چالش دارید؟ سیستم مدیریت مرکز روانشناسی دکتر لینک به شما کمک میکند برای مشاهده دموی محصول تماس بگیرید: ۰۹۱۲۰۰۴۴۸۲۴

پایان آموزش

سوالی دارید؟ روی واساپ از من یا همکارانم بپرسید: ۰۹۳۹۲۲۳۰۰۴۸